Das liebe Papier – Österreichische Unternehmen hinken im europäischen Vergleich bei elektronischen Rechnungen hinterher
31.08.2010
Itella Studie ergab, dass die Hälfte der Unternehmen auch in Zukunft auf Papierrechnungen setzt
Wien/Helsinki, 31. August 2010 – Elektronische Rechnungen gewinnen in Österreich nur langsam an Akzeptanz. Das ergab eine Studie des Marktforschungsinstituts AddValue im Auftrag des Rechnungslogistikers Itella Information. Demnach verschicken 94 Prozent der befragten Unternehmen heute noch Papierrechnungen und 46 Prozent erwarten, auch in zwei bis drei Jahren sogar ausschließlich Papierrechnungen zu verschicken. Damit rangiert Österreich in Europa im unteren Mittelfeld, was die Akzeptanz elektronischer Rechnungen anbelangt. So erwarten im Vergleich nur elf Prozent der Unternehmen in Finnland und ein Viertel der britischen Unternehmen reine Papierprozesse in der nahen Zukunft, jedoch 48 Prozent der Deutschen. Viele oder zumindest hauptsächlich elektronische Rechnungen zu verschicken, erwartet in den nächsten Jahren nur jedes sechste österreichische Unternehmen.
Nur sechs Prozent der Unternehmen in Österreich versenden schon heute vollelektronische Rechnungen. Jedoch setzen interessanter Weise bereits 47 Prozent der Unternehmen in Österreich auf den Kanal „E-Mail“ zum Versand ihrer Rechnungen.
„Die Akzeptanz der vollelektronischen Rechnung bahnt sich langsam seinen Weg in den österreichischen Markt. Dass so viele Unternehmen noch immer an den althergebrachten Papierprozessen hängen, ist nur schwer nachvollziehbar. Der digitale Rechnungsaustausch bietet Unternehmen sowohl enorme Einsparpotenziale, als auch die Möglichkeit, angeschlossene Prozesse etwa in der Verknüpfung mit der Beschaffung direkt zu optimieren“, so Miikka Savolainen, Director Itella Information. „Erstaunlich ist der überdurchschnittlich hohe Wert an E-Mail-Rechnungen. Gewiss wird nur ein Bruchteil davon, wie vom Gesetzgeber vorgeschrieben signiert, verschickt. Das liegt auch an dem zugrundeliegendem Signatur-Prozess, der vielen Unternehmen zu kompliziert erscheint. Dabei macht es keinen Sinn, sich dieser Entwicklung zu verschließen und rechtliche Konsequenzen zu riskieren. Die Infrastruktur, beispielsweise über einfach zu implementierende Provider-Lösungen, die sowohl rechtskonforme e-Rechnungen als auch die Papierprozesse berücksichtigen und eine gefahrlose Migration erlauben, ist da.“
Auch im Rechnungseingang gibt es in Österreich noch Optimierungspotenzial. Zwar sehen Unternehmen den Nutzen, Eingangsrechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess zu digitalisieren, doch werden 32 Prozent der anfallenden Rechnungen erst nach der Bearbeitung, nämlich zum Archivieren, gescannt. Vom Gesamtrechnungsaufkommen in Österreich werden nur 15 Prozent der Rechnungen vor der Bearbeitung eingescannt; 53 Prozent der eingehenden Rechnungen werden überhaupt nicht gescannt. Zum Vergleich: Nur sieben Prozent der Rechnungen in Finnland werden ausschließlich zum Archivieren digitalisiert. „Diese Vorgehensweise ist doch sehr seltsam“, so Savolainen. „Wenn ich mich als Unternehmen schon dazu entschließe, meine Eingangsrechnungen zu digitalisieren, dann mache ich das doch am Anfang meines Prozesses. So habe ich die Rechnung digital zur weiteren Bearbeitung, etwa dem Freigabeprozess, vorliegen. Das spart Zeit und Geld.“
Geht es um die Gründe, warum österreichische Unternehmen ein Projekt für die Rechnungslogistik anstoßen, sind die Faktoren Automatisierung der Prozesse (26,5 Prozent), generelle Kosteneinsparung (23 Prozent) und die Reduktion manueller Arbeit (15,5 Prozent) besonders wichtig.
Für die Befragung wurden Daten von über 4.700 Unternehmen in 16 Europäischen Ländern erhoben; darunter Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Großbritannien, Lettland, Litauen, Norwegen, Österreich, Polen, Rumänien, Russland, Schweden, Slowakei, Tschechien und Ungarn. Itellas Ziel war es, die gegenwärtige und zukünftige Nutzung digitaler Formate im Rechnungseingang und -ausgang genauer zu beleuchten.
Über Itella Information:
Itella Information ist Europas führender Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik, insbesondere im Bereich der Optimierung von Rechnungsprozessen. Das Unternehmen bietet eine einzigartige Kombination aus 40 Jahren Erfahrung im klassischen Archiv- und Print-Outsourcing und modernster Technologie für den elektronische Dokumenten- und Datenaustausch sowie das e-Invoicing. Itella Information, ein Geschäftsbereich der Itella Corporation (vormals Finland Post Corporation), agiert mit zirka 2.200 Mitarbeitern in derzeit 15 europäischen Ländern und erzielte 2009 einen Umsatz von zirka 250 Millionen Euro. Weitere Informationen sind unter www.itella.at zu finden.